Kaubavahetuses Euroopa Liidu välise riigiga on tollivormistuse alusdokumentideks kaubaarve ja pakkeleht.

Kaubaarve nimetus on tavapäraselt kas Commercial Invoice või Invoice. Kui ei ole tegemist müügitehinguga, siis võib kauba väärtust tõendavaks dokumendiks olla Proforma Invoice. Lisaks tavapäraste andmetele peab kaubaarvele olema märgitud kauba väärtus, päritoluriik ja tarnetingimus.

Proforma Invoice on eelnevalt koostatud hinnapakkumine või müügiettepanek, mida kasutatakse enne kauba tegelikku saatmist ja ei tähenda veel tehingu toimumist. Ekspordideklaratsiooni vormistamisel võib kasutada Proforma Invoice. Impordi puhul peab olema Proforma Invoice kasutamine põhjendatud.

Commercial invoice või Invoice ehk kaubaarve on ametlik dokument, mis kinnitab toimunud müügitehingut ja mille alusel toimub tollivormistus ja kaupade liikumine üle piiri.

Ümberasuja ehk kolimise puhul ei ole kauba väärtust tõendavaks dokumendiks kaubaarve. Ümberasuja puhul koostatakse isiklike asjade nimekiri, sellest saad täpsemalt lugeda siit.

Pakkelehele (Packing List) peab olema kirjas saatja ja saaja info, pakendite tüüp ja arv (näiteks kastid või kaubaalused), brutokaal ja netokaal. Kasuks tuleb ka viide arvele või tellimusele, mis on ka kaubaarvele märgitud. äga oluline on, et pakkelehel märgitud brutokaal ja pakendite arv vastaksid transpordidokumentidel (nt CMR-il, AWB-l või B/L-il) toodud andmetele.

Pakkelehte ei ole vaja eraldi vormistada, kui kauba kogus, pakendite arv jms on kaubaarvel välja toodud.

Olen koostanud Exceli põhja, mis on abiks kaubaarve ja pakkelehe koostamisel ekspordideklaratsiooni vormistamiseks. Impordi puhul edastab dokumendid tollivormistuseks kauba saatja. Kaubaarve ja pakkelehe põhja saad alla siit. Allalaetavas Excelis saad lisada ja kustutada väljasid vastavalt enda soovile.

Tollideklaratsiooni vormistamiseks on vaja EOR-i numbrit, mille olemasolu ja kehtivust saab kontrollida, sisestades ettevõtte registrikoodi järgmisesse päringusüsteemi: EORI kontroll. Kui Sinu ettevõttel ei ole veel EORi numbrit, siis täpsema info ja juhendi selle taotlemiseks leiad siit.

Kui Sul on juba kaubaarve ja pakkeleht olemas või vormistatud, võid need julgelt mulle edastada – saan dokumendid üle kontrollida. Hea meelega aitan tollideklaratsiooni vormistamisega, et kogu protsess oleks Sulle sujuv ja muretu.